Politique de confidentialité d’octopora

1. Responsable et contact

octopora est exploité depuis la Tunisie. Les demandes peuvent être envoyées à support@octopora.com.

2. Données collectées

Nous traitons les données de compte, le contenu des espaces, les échanges, les métadonnées de calendrier et de dépôt, les requêtes IA, le suivi du temps, les journaux techniques et les messages de contact selon les fonctions utilisées.

3. Utilisation

Les données servent à fournir et sécuriser le service, relier le travail, communiquer avec vous, exécuter les intégrations demandées, améliorer la fiabilité et respecter nos obligations.

4. IA et intégrations Google

Les données Google servent uniquement à l’intégration demandée conformément à la politique Google API Services User Data, y compris ses règles d’utilisation limitée. Helpi et les agents traitent le contexte nécessaire aux actions demandées.

Calandi, l’outil de prise de rendez-vous de l’équipe octopora, peut se connecter au Google Agenda d’un membre de l’équipe avec deux autorisations. Ses disponibilités (libre/occupé) sont lues lorsqu’une personne ouvre sa page de réservation, afin de ne proposer que des créneaux libres ; les titres et détails des événements ne sont jamais lus ni conservés. Les événements que Calandi crée pour les rendez-vous réservés sont créés, déplacés et supprimés dans son agenda, avec un lien Google Meet et une invitation à l’invité, puis relus pour garder chaque réservation à jour. Nous conservons l’adresse du compte Google, les jetons d’accès et les identifiants des événements créés, sans jamais les partager, les vendre ni les utiliser pour la publicité ou l’entraînement d’IA. La déconnexion de Google Agenda dans Calandi révoque notre accès chez Google et supprime les jetons conservés.

5. Sous-traitants et transferts

Nos fournisseurs d’infrastructure, d’authentification, d’e-mail, d’analyse, de voix et d’IA ne traitent que les données nécessaires. Les transferts internationaux sont encadrés par des mesures contractuelles et de sécurité.

6. Choix analytiques

Les outils d’analyse ne se chargent qu’après votre accord dans le bandeau de consentement. Si vous les refusez, ni Google Analytics ni Mixpanel ne se chargent et aucun cookie analytique n’est déposé.

Avec votre accord, le site public utilise aussi Mixpanel, configuré pour héberger les données dans l’Union européenne (envoi vers api-eu.mixpanel.com). Mixpanel collecte automatiquement les pages vues, les clics, le défilement et les envois de formulaires, et enregistre les sessions afin que nous puissions revoir l’utilisation des pages. Ce que vous saisissez dans les champs n’est pas collecté dans ces événements et reste masqué dans les enregistrements. Mixpanel conserve ses identifiants dans le stockage local de votre navigateur. Lorsque vous êtes connecté, ces événements sont associés à votre compte, avec son adresse e-mail et son nom.

Vous faites ce choix dans le bandeau. Pour le modifier ensuite, effacez les cookies et les données de ce site dans votre navigateur : le bandeau vous le demandera à nouveau.

7. Provenance des inscriptions

Si vous acceptez les outils d’analyse, le site public retient aussi la provenance de votre première visite : les paramètres de campagne du lien (comme utm_source, utm_medium et utm_campaign), le domaine du site d’où vous arrivez, la première page visitée, un code de parrainage ou d’offre présent dans le lien, ainsi que la date et l’heure de cette visite. Ces informations sont conservées jusqu’à 90 jours dans un cookie propriétaire (octopora_attribution). Les visites suivantes ne changent jamais la provenance de votre première visite ; un code d’offre ou de parrainage présent dans un lien ultérieur est seulement ajouté si aucun n’a encore été enregistré. Si vous refusez les outils d’analyse, ce cookie n’est pas déposé et celui qui existe déjà est supprimé.

Si vous créez un compte, ces informations y sont rattachées lors de l’inscription, pour que nous sachions quelles campagnes, quels sites et quelles offres amènent des personnes vers octopora. Une fois rattachées, elles sont conservées avec vos réponses au questionnaire : visibles par l’équipe octopora, effacées lorsque vous effacez vos réponses depuis votre Profil, et supprimées avec le compte.

8. Questionnaire d’accueil

Juste après la création de votre compte, un court questionnaire nous aide à préparer votre espace. Trois réponses sont obligatoires : l’usage que vous ferez d’octopora, votre rôle et la taille de votre équipe (une personne qui rejoint le projet d’un coéquipier indique seulement son rôle). Tout le reste est facultatif : le nom et la taille de votre entreprise, votre secteur, votre pays, vos objectifs, les outils que vous utilisez aujourd’hui, si vous avez déjà utilisé octopora, comment vous avez entendu parler de nous, la façon dont vous souhaitez démarrer, les coéquipiers à inviter et l’envoi de nouveautés produit par e-mail (voir ci-dessous). Il propose aussi un lien pour réserver un appel de prise en main avec nous. Si vous invitez des coéquipiers, leurs adresses e-mail servent uniquement à envoyer les invitations et ne sont pas conservées.

Vos réponses servent à adapter votre configuration et la visite guidée, à comprendre qui utilise octopora, à améliorer le produit et à vous proposer les offres et l’aide adaptées à votre équipe.

Vos réponses sont visibles par vous et par l’équipe octopora. Vous pouvez les modifier ou les effacer à tout moment depuis votre Profil. Elles sont conservées tant que votre compte existe et supprimées avec lui.

9. Nouveautés produit par e-mail

Nous envoyons les nouveautés produit par e-mail uniquement aux personnes qui l’ont accepté, et la case n’est jamais cochée à votre place. Lorsque vous l’acceptez, nous enregistrons la date de votre accord et le texte auquel vous avez consenti. Vous pouvez retirer votre accord à tout moment depuis les paramètres de votre profil. Les e-mails nécessaires à votre compte, comme les codes de connexion, sont distincts et ne dépendent pas de ce choix.

10. Conservation, sécurité et droits

Nous conservons les données uniquement selon les besoins du service, de la sécurité et de la loi. Vous pouvez demander accès, rectification, suppression ou limitation selon le droit tunisien et les procédures de l’INPDP.